El problema
El correo es el sistema que nadie nota hasta que se detiene, y cuando se detiene se detiene la empresa entera. En nuestro registro de servicio de los últimos treinta y tres meses, «no me entran ni me salen correos, el buzón está lleno» es el pedido que más veces se repitió con este tema: 46 pedidos en cuatro clientes distintos. No son cuarenta y seis empresas con mala suerte: es un buzón que crece todos los días contra un límite que nadie revisó.
Al lado de eso conviven las otras tres formas de lo mismo. Archivos que se comparten por correo porque la carpeta compartida no tiene permisos claros, y terminan en quince versiones distintas del mismo documento. Información que sale de la empresa sin que nadie lo sepa, porque nada la frena. Y correos propios que llegan a la casilla de spam del cliente, o peor, correos ajenos que llegan firmados con el dominio de la empresa.
Los cuatro problemas tienen la misma raíz: Microsoft 365 se contrató como si fuera un correo con más espacio, y se dejó con la configuración de fábrica. La plataforma trae las herramientas para resolverlos; lo que falta es que alguien las prenda y las deje documentadas.
Qué incluye
- Migración de correo completa. Buzones, calendarios, contactos y reglas, desde un servidor propio o desde otro proveedor. Se migra el historial entero, no los últimos meses, y se hace en ventanas acordadas para que nadie se quede sin correo un lunes a la mañana.
- Política de retención y archivado. Para que el buzón deje de crecer contra un límite. El correo viejo se archiva y sigue siendo buscable, en vez de borrarse a mano cuando ya es tarde.
- SharePoint y Teams con permisos por rol. Una estructura de carpetas pensada antes de crearla, con quién ve qué definido por puesto y no por quién pidió acceso primero.
- Prevención de fuga de información. Reglas que detectan datos sensibles —números de documento, datos de tarjetas, planillas de sueldos— y avisan, bloquean o piden justificación antes de que salgan.
- Higiene del dominio de correo. SPF, DKIM y DMARC configurados y verificados. Es lo que separa que su correo llegue a la bandeja de entrada de que llegue a spam, y lo que impide que alguien se haga pasar por su empresa.
- Respaldo de Microsoft 365. Microsoft garantiza su plataforma, no sus datos. Un borrado por error o un cifrado por ransomware se recupera desde un respaldo aparte, no desde la papelera.
- Alta y baja de usuarios documentada. Con el buzón de quien se va convertido en buzón compartido, para que el correo de un cargo no se pierda con la persona.
- Capacitación al personal. Una sesión corta, por grupo, sobre lo que cambia en el día a día. Es la diferencia entre una migración que se adopta y una que genera tickets durante dos meses.
Lo que no entra
- Compra de licencias, que se cotiza aparte y sin margen oculto.
- Desarrollo de aplicaciones sobre Power Platform; sí su puesta en marcha básica.
- Migración de sistemas de gestión o ERP, que es otro proyecto.
Cómo lo hacemos
01
Diagnóstico
Relevamos el tamaño real de los buzones, qué dominio manda el correo hoy, cómo están las carpetas compartidas y si SPF, DKIM y DMARC están puestos. Sale un informe con lo que va a doler en la migración y lo que conviene arreglar antes. Ese informe es suyo, aunque el proyecto no siga.
02
Diseño
Definimos la estructura de carpetas, los grupos, las políticas de retención y las ventanas de corte. Se aprueba por escrito antes de tocar un solo buzón, con alcance, cronograma y plan de retorno.
03
Migración
Por grupos, empezando por el equipo de TI. El correo viejo viaja primero y en segundo plano; el corte final dura minutos y se hace fuera de horario. Cada grupo queda acompañado el primer día hábil.
04
Transferencia
Entregamos los procedimientos de alta, baja, recuperación de correo y restauración de archivos escritos para que los ejecute su gente, y capacitamos a quienes van a operarlo.
Qué recibe al terminar
Por qué nosotros
El pedido que más se repite es el que mejor conocemos
De los quince temas que agrupamos en tres años de registro de servicio, el de buzón lleno es el que más veces entró: 46 pedidos en cuatro clientes distintos. Los permisos de carpetas compartidas suman otros 15 en dos clientes, y la higiene del dominio —SPF, DKIM y DMARC— otros 5. Son problemas que ya resolvimos muchas veces, y por eso el diagnóstico no empieza de cero: empieza con la lista de lo que casi siempre está mal.
Preguntas frecuentes
¿Se pierde correo en la migración?
No, si se hace con el historial completo y con verificación buzón por buzón. Lo que sí pasa cuando se hace mal es que se migran los últimos meses y el resto queda en un archivo que nadie puede abrir. Nuestro registro de la migración deja asentado cuántos elementos tenía cada buzón antes y cuántos después; si no coinciden, no se cierra la etapa.
¿Cuánto tiempo está caído el correo?
Minutos, y fuera de horario. El grueso del correo viaja en segundo plano mientras todo sigue funcionando en el servidor viejo; lo único que corta es el cambio del registro que dice dónde entregar el correo nuevo. Ese cambio se hace un viernes a la noche o un sábado, según el acuerdo.
Tenemos un servidor Exchange propio. ¿Hay que apagarlo?
No necesariamente. El escenario híbrido es común y válido: los buzones viven en la nube y el servidor local queda para las aplicaciones internas que mandan correo. Lo que sí conviene es decidirlo a propósito y no por inercia, porque un Exchange local sin mantener es una puerta abierta.
¿Microsoft no hace respaldo de mis datos?
Microsoft garantiza que la plataforma esté disponible, no que sus datos estén. La papelera retiene un tiempo limitado y un cifrado por ransomware se sincroniza a la nube como cualquier otro cambio. El respaldo de Microsoft 365 es un producto aparte, y lo incluimos porque es la diferencia entre un susto y una pérdida.